Tết Nguyên Đán là thời điểm vàng để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm đến đội ngũ nhân sự thông qua những món quà ý nghĩa. Tuy nhiên, việc hạch toán quà tết cho nhân viên sao cho đúng quy định pháp luật, tối ưu chi phí và đảm bảo tính minh bạch luôn là bài toán khó đối với bộ phận kế toán. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ chứng từ đến bút toán theo quy định mới nhất năm 2026.
Quy định về xuất hóa đơn và thuế GTGT cho quà Tết 2026
Theo các cập nhật mới nhất trong chính sách thuế năm 2026, hàng hóa thực hiện cho, biếu, tặng đều phải lập hóa đơn. Điều này áp dụng ngay cả khi món quà đó được mua về rồi tặng ngay hoặc nhập kho rồi mới xuất tặng.
1. Nghĩa vụ lập hóa đơn
Khi thực hiện xuất quà Tết cho người lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Trên hóa đơn, giá tính thuế là giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà. Điều này đảm bảo tính thống nhất trong việc quản lý dòng hàng hóa và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
2. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Một tin vui cho doanh nghiệp là thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng nhân viên phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được kê khai khấu trừ toàn bộ. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT mua vào hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Hướng dẫn chi tiết hạch toán quà tết cho nhân viên theo từng trường hợp
Tùy vào quy trình chuyển giao quà tặng, kế toán sẽ áp dụng các bút toán khác nhau. Dưới đây là hai kịch bản phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp.
Trường hợp 1: Mua quà tết về nhập kho sau đó mới xuất tặng
Đây là quy trình thường thấy ở các doanh nghiệp lớn có kế hoạch mua sắm tập trung. Việc hạch toán quà tết cho nhân viên trong trường hợp này được chia làm hai giai đoạn:
Giai đoạn mua quà về nhập kho:
- Nợ TK 156 (Giá trị quà tặng chưa thuế)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
- Có TK 111, 112 hoặc 331 (Tổng giá trị thanh toán)
Giai đoạn xuất kho tặng nhân viên:
- Nợ TK 641, 642, 622, 627 (Chi phí tương ứng với từng bộ phận)
- Có TK 156 (Giá trị quà xuất kho)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp tính trên giá trị quà tặng)
Trường hợp 2: Mua quà tặng trực tiếp không qua nhập kho
Với các doanh nghiệp muốn tinh gọn quy trình hoặc quà tặng là các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như bánh chưng, giỏ trái cây, việc tặng trực tiếp sẽ tối ưu hơn. Khi đó, thao tác hạch toán quà tết cho nhân viên sẽ được thực hiện trực tiếp vào chi phí:
- Nợ TK 641, 642, 622, 627 (Tổng giá trị bao gồm cả thuế GTGT đầu ra)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào của hóa đơn mua hàng)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra tính trên giá trị quà tặng)
- Có TK 111, 112, 331 (Số tiền phải trả người bán)
cách hạch toán quà tết cho nhân viên chuẩn nhất hiện nayKế toán cần nắm vững nghiệp vụ hạch toán quà tết cho nhân viên để đảm bảo hồ sơ quyết toán cuối năm không bị sai sót.
Chi phí quà Tết và định mức khống chế thuế TNDN 2026
Trong quản trị doanh nghiệp, quà Tết được xếp vào nhóm chi phí có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Kế toán cần thực sự lưu tâm đến định mức để chi phí này được chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Tổng số chi có tính chất phúc lợi (bao gồm quà Tết, hiếu hỉ, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị…) trong năm không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Nếu vượt quá định mức này, phần thặng dư sẽ bị loại khỏi chi phí xác định thu nhập chịu thuế TNDN. FATAGI luôn tư vấn cho các đối tác doanh nghiệp lựa chọn các set quà có mức giá phù hợp để vừa đảm bảo tinh tế, vừa tối ưu hóa lợi ích kinh tế cho đơn vị.
Lưu ý đặc biệt về thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
Việc hạch toán quà tết cho nhân viên không chỉ dừng lại ở sổ sách công ty mà còn liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động. Theo các văn bản hướng dẫn từ Cục Thuế, nếu món quà có tính chất tiền lương, tiền công (như thẻ voucher mua hàng, quà tặng quy đổi được ra tiền) thì giá trị món quà phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên trong tháng đó.
Tuy nhiên, nếu quà tặng bằng hiện vật không thuộc diện phải đăng ký sở hữu (như bánh mứt, trà rượu thông thường) thì hiện nay đang có những góc nhìn linh hoạt hơn để hỗ trợ đời sống người lao động, tùy thuộc vào quy chế tài chính riêng biệt của mỗi công ty.
Hồ sơ chứng từ cần thiết để bảo vệ chi phí quà Tết
Để cơ quan thuế chấp nhận việc hạch toán quà tết cho nhân viên là hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ “sạch” và đầy đủ bao gồm:
- Quy chế nội bộ: Phải có quy định rõ ràng trong Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể về việc tặng quà lễ Tết.
- Tờ trình và Quyết định: Tờ trình của Công đoàn và Quyết định phê duyệt chi quà Tết của Ban Giám đốc.
- Danh sách nhận quà: Bảng ký nhận thực tế của từng nhân viên (đây là bằng chứng quan trọng nhất để chứng minh món quà đã đến tay người lao động).
- Hóa đơn mua vào & Hóa đơn xuất ra: Đảm bảo khớp số lượng và trị giá.
- Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi hợp lệ.
Gợi ý lựa chọn quà Tết 2026 tinh tế và kinh tế từ FATAGI
Tại FATAGI (Friendship Cakes), chúng tôi hiểu rằng một món quà không chỉ là vật chất mà còn là lời chúc bình an và hưng thịnh. Để hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện trong việc hạch toán quà tết cho nhân viên, chúng tôi cung cấp hóa đơn GTGT minh bạch và báo giá chi tiết theo 3 phân khúc chính:
1. Phân khúc phổ thông (Dưới 200.000 VNĐ)
Phù hợp cho các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn hoặc công nhân tại công xưởng. Các set quà thường bao gồm:
- Túi quà hạt dinh dưỡng Mix nuts (250g – 500g).
- Hộp bánh quy bơ thủ công định hình nghệ thuật.
- Trà hoa cúc hoặc trà dưỡng nhan đóng hũ tinh tế.
- Giá tham khảo: 150.000 – 190.000 VNĐ.
2. Phân khúc tiêu chuẩn (200.000 – 500.000 VNĐ)
Đây là phân khúc được ưa chuộng nhất vì cân bằng giữa sự sang trọng và ngân sách. Các set quà “An Khang” của chúng tôi bao gồm:
- Bánh trung thu/bánh Tết Friendship Cakes đặc sản.
- Hạt điều xuất khẩu và trái cây sấy dẻo thượng hạng.
- Rượu vang nội địa cao cấp hoặc các loại trà nhài, trà oolong loại 1.
- Giá tham khảo: 350.000 – 480.000 VNĐ.
3. Phân khúc cao cấp (Trên 500.000 VNĐ)
Dành cho cấp quản lý hoặc quà biếu đối tác quan trọng. FATAGI mang đến sự đẳng cấp qua:
- Hộp gỗ hoặc hộp da ép kim nghệ thuật, thiết kế cá nhân hóa logo doanh nghiệp.
- Rượu ngoại nhập khẩu, Đông trùng hạ thảo hoặc Nhụy hoa nghệ tây (Saffron).
- Các dòng bánh thực dưỡng cao cấp, ít ngọt, tốt cho sức khỏe.
- Giá tham khảo: Từ 600.000 VNĐ trở lên.
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín như FATAGI giúp bộ phận kế toán giảm bớt gánh nặng khi hạch toán quà tết cho nhân viên, bởi chúng tôi cam kết sự chính xác trong hóa đơn chứng từ và chất lượng sản phẩm chuẩn xuất khẩu.
Những kiêng kỵ khi chọn quà Tết doanh nghiệp 2026
Kế toán và nhân sự cần lưu ý một số yếu tố văn hóa khi chọn quà để tránh gây hiểu lầm:
- Tránh đồ sắc nhọn: Theo phong thủy, tặng dao kéo đại diện cho việc “cắt đứt” quan hệ, hoàn toàn không phù hợp để làm quà tri ân.
- Màu sắc: Nên ưu tiên đỏ, vàng, xanh lá để tượng trưng cho sự may mắn và sinh sôi. Hạn chế các tông màu u tối hoặc quá lạnh lẽo.
- Chất lượng: Một món quà thiếu chất lượng hoặc hết hạn sẽ gây tác dụng ngược, làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt đội ngũ.
Quá trình hạch toán quà tết cho nhân viên tuy có nhiều bước phức tạp về bút toán nhưng nếu nắm vững bản chất chi phí phúc lợi, kế toán hoàn toàn có thể thực hiện một cách trơn tru. Hãy bắt đầu lập kế hoạch ngân sách và lựa chọn những set quà tâm huyết tại FATAGI để khởi đầu một năm 2026 rực rỡ và bền vững. Nếu bạn cần tư vấn về giải pháp quà tặng doanh nghiệp kèm hỗ trợ hóa đơn trọn gói, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.
Cập Nhật Lần Cuối Vào Lúc 02.03.2026 by Toàn Trần
