Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên là vấn đề kế toán quan trọng mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi tặng quà Tết, quà sinh nhật, hoặc quà tri ân. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình xuất hóa đơn, hạch toán, và điều kiện ghi nhận chi phí hợp lệ theo quy định thuế 2026.
Quà Tặng Nhân Viên Có Phải Xuất Hóa Đơn Không?
Quy định pháp lý về hóa đơn quà tặng
Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn khi tặng quà cho nhân viên, bất kể có thu tiền hay không. Cụ thể:
- Hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng hoặc trả thay lương đều phải xuất hóa đơn GTGT
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như hóa đơn bán hàng thông thường
- Doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra cho phần quà tặng này
Quy định này áp dụng cho mọi loại quà: quà Tết, quà sinh nhật, quà 8/3, 20/10, quà tri ân nhân viên.
Cách ghi thông tin trên hóa đơn quà tặng
Khi xuất hóa đơn cho quà tặng không thu tiền, doanh nghiệp cần lưu ý:
Thông tin người mua: Ghi tên công ty (không ghi tên từng nhân viên)
Tên hàng hóa: Thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để làm căn cứ hạch toán
Đơn giá: Ghi giá trị thực tế của hàng hóa tại thời điểm phát sinh
Hình thức thanh toán: Để trống (vì không thu tiền)
Thuế GTGT và tổng tiền: Tính như hóa đơn thông thường
Mẫu hóa đơn quà tặng nhân viênMẫu hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên – ghi rõ “không thu tiền”
Hạch Toán Quà Tặng Nhân Viên Theo 3 Trường Hợp
Trường hợp 1: Mua quà tặng trực tiếp không qua kho
Áp dụng khi doanh nghiệp mua quà lưu niệm, quà sinh nhật và tặng ngay cho nhân viên:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ thực tế: FATAGI mua 50 hộp quà Tết cao cấp trị giá 20.000.000đ (chưa VAT 10%) để tặng nhân viên, thanh toán chuyển khoản:
Nợ TK 642: 20.000.000đ
Nợ TK 133: 2.000.000đ
Có TK 112: 22.000.000đ
Trường hợp 2: Nhập kho rồi xuất tặng nhân viên
Áp dụng khi doanh nghiệp mua bánh Trung Thu, quà Tết số lượng lớn về kho trước:
Khi nhập kho:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331 – Phải trả người bán
Khi xuất tặng:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý
Có TK 156 – Hàng hóa
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
Quy trình hạch toán quà tặng qua khoSơ đồ hạch toán quà tặng nhân viên qua kho – xuất hóa đơn đầu ra
Ví dụ: Công ty nhập 100 hộp bánh Trung Thu trị giá 30.000.000đ + VAT 3.000.000đ, chưa thanh toán. Sau đó xuất tặng nhân viên:
Nhập kho:
Nợ TK 156: 30.000.000đ
Nợ TK 1331: 3.000.000đ
Có TK 331: 33.000.000đ
Xuất tặng:
Nợ TK 642: 33.000.000đ
Có TK 156: 30.000.000đ
Có TK 3331: 3.000.000đ
Trường hợp 3: Tặng quà từ quỹ khen thưởng phúc lợi
Áp dụng khi doanh nghiệp có quỹ khen thưởng riêng:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng & phúc lợi
Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa
Điều Kiện Để Chi Phí Quà Tặng Được Trừ Thuế
Hồ sơ chứng từ bắt buộc phải có
Để chi phí quà tặng được ghi nhận hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Hợp đồng mua bán (nếu giá trị lớn)
- Hóa đơn mua quà từ nhà cung cấp
- Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi)
- Hóa đơn đầu ra do doanh nghiệp xuất
- Danh sách nhân viên nhận quà có chữ ký xác nhận
- Quyết định của công ty về việc tặng quà
- Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể
Hạn mức chi phí phúc lợi được trừ
Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC):
Tổng chi phí phúc lợi trong năm không quá 1 tháng lương bình quân thực tế của từng nhân viên mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Chi phí phúc lợi bao gồm: quà Tết, quà sinh nhật, quà 8/3, 20/10, nghỉ mát, khám sức khỏe, đám hiếu hỷ, hỗ trợ điều trị…
Ví dụ tính toán: Nhân viên A có thu nhập 100.000.000đ/năm (làm việc 12 tháng). Lương bình quân: 8.333.333đ/tháng.
Công ty tặng quà Tết 2.000.000đ cho nhân viên A. Vì 2.000.000đ < 8.333.333đ nên chi phí này được trừ thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT.
Quy định đặc biệt với quà tặng dưới 200.000đ
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quà tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật có giá trị dưới 200.000đ/người có thể tổng hợp và lập chung một hóa đơn thay vì xuất từng hóa đơn riêng.
Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hành chính khi tặng quà nhỏ cho nhiều nhân viên.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Xuất Hóa Đơn Quà Tặng
Đã xuất hóa đơn quà tặng, có được khấu trừ thuế GTGT không?
Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (Thông tư 26/2015/TT-BTC) thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ngược lại, doanh nghiệp không chịu thuế GTGT thì không được khấu trừ.
Chi phí du lịch nghỉ mát, tiệc tất niên có phải xuất hóa đơn đầu ra không?
Không. Các khoản chi này ghi nhận trực tiếp vào chi phí thông qua hóa đơn đầu vào và chứng từ thanh toán, không cần xuất hóa đơn đầu ra.
Đã tặng quà nhưng chưa xuất hóa đơn thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn bổ sung theo quy định (Công văn 9648/CT-TTHT của Cục thuế TP.HCM).
Quà tặng nhân viên có bị khống chế mức chi phí không?
Có. Tổng chi phí phúc lợi (bao gồm quà tặng) trong năm không được quá 1 tháng lương bình quân thực tế của nhân viên đó tại doanh nghiệp.
Có phải ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN với quà tặng nhân viên không?
Không. Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, hàng hóa dùng để biếu tặng nhân viên không ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN.
Việc xuất hóa đơn và hạch toán quà tặng nhân viên đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp pháp, tránh rủi ro thuế. Nếu cần tư vấn chọn quà tặng doanh nghiệp phù hợp ngân sách (dưới 200k, 200-500k, trên 500k), liên hệ FATAGI để được hỗ trợ tận tình.
Cập Nhật Lần Cuối Vào Lúc 10.03.2026 by Toàn Trần
