Nắm vững quy định về quà tặng khách hàng giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí thuế mà còn xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp, minh bạch. Năm 2026, các cập nhật từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã tinh chỉnh cách thức xử lý hóa đơn và khấu trừ cho hàng biếu tặng. FATAGI sẽ cùng bạn phân tích sâu mọi góc độ pháp lý, kế toán và nghệ thuật chọn quà đẳng cấp, tinh tế.
Hệ thống pháp lý mới nhất về quà tặng doanh nghiệp năm 2026
Bước sang năm 2026, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến sự thay đổi trong cách tiếp cận văn bản quy phạm pháp luật. Việc biếu tặng không còn đơn thuần là hành động tri ân, mà được xem xét kỹ lưỡng dưới góc độ giá trị gia tăng và chi phí phúc lợi.
Nghĩa vụ lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Dựa trên Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), nguyên tắc cốt lõi là: Mọi hành vi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa dưới hình thức cho, biếu, tặng đều phải lập hóa đơn.
Điều này có nghĩa là dù bạn tặng một hộp bánh trung thu nghệ thuật trị giá 500.000đ hay một set quà Tết cao cấp trên 5 triệu đồng, kế toán vẫn phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử. Trên hóa đơn, các chỉ tiêu cần ghi đầy đủ như một giao dịch bán hàng thông thường, nhưng giá thanh toán sẽ được xử lý riêng biệt trong sổ sách kế toán để phản ánh đúng bản chất chi phí.
Nhiều kế toán thường thắc mắc liệu quà tặng nội bộ cho nhân viên có cần hóa đơn không? Câu trả lời là CÓ. Việc tuân thủ đúng quy định về quà tặng khách hàng và nhân viên giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế và phạt hành chính trong các kỳ thanh tra.
Quy định về thuế Giá trị gia tăng (VAT) đầu vào và đầu ra
Theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có hiệu lực xuyên suốt năm 2026, chính sách thuế GTGT đối với hàng biếu tặng được cụ thể hóa như sau:
- Thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua về để tặng khách hàng hoặc nhân viên, miễn là có hóa đơn GTGT hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng).
- Thuế GTGT đầu ra: Đây là điểm quan trọng trong quy định về quà tặng khách hàng. Doanh nghiệp phải kê khai, tính thuế GTGT đầu ra. Giá tính thuế là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu tặng.
Tại FATAGI, chúng tôi luôn cung cấp đầy đủ hóa đơn GTGT đồng nhất với mã hàng, giúp bộ phận kế toán của quý đối tác dễ dàng thực hiện kê khai mà không gặp bất kỳ trở ngại nào về mã ngành hay đơn giá.
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán quà tặng khách hàng và nhân viên
Tùy vào quy trình vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức hạch toán sau đây để đảm bảo sự chính xác theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành.
Trường hợp 1: Mua quà tặng về nhập kho rồi mới xuất tặng
Đây là kịch bản phổ biến tại các tập đoàn lớn khi đặt số lượng hàng lớn (ví dụ bánh Trung thu hay quà Tết) để lưu kho và phân phối dần cho các chi nhánh hoặc đối tác.
Giai đoạn 1: Khi mua hàng về nhập kho
Căn cứ vào hóa đơn mua sắm từ FATAGI, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 156: Giá trị quà tặng chưa có thuế.
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Có TK 111/112/331: Tổng giá trị thanh toán.
Giai đoạn 2: Khi thực hiện xuất tặng
Căn cứ vào hóa đơn đầu ra đã lập cho việc biếu tặng, kế toán thực hiện bút toán ghi nhận chi phí theo đúng quy định về quà tặng khách hàng:
- Nợ TK 641 (Nếu tặng khách hàng – Chi phí bán hàng).
- Nợ TK 642 (Nếu tặng nhân viên bộ phận quản lý).
- Nợ TK 622, 627 (Nếu tặng công nhân trực tiếp sản xuất).
- Có TK 156: Giá vốn hàng quà tặng.
- Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp (tính trên giá bán tương đương).
Trường hợp 2: Mua quà tặng và chuyển thẳng đến người nhận (Không qua kho)
Phương thức này thường áp dụng cho quà tặng sinh nhật khách hàng VIP hoặc các mẫu quà cá nhân hóa đòi hỏi tính thời điểm cao. Việc áp dụng đúng quy định về quà tặng khách hàng trong trường hợp này giúp tối giản hóa thủ tục nhập – xuất kho.
Bút toán 1: Ghi nhận giá trị quà tặng vào chi phí
- Nợ TK 641, 642…: Giá mua thực tế (chưa thuế).
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
- Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán cho nhà cung cấp.
Bút toán 2: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra phải nộp
- Nợ TK 641, 642…: Tiền thuế GTGT đầu ra.
- Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra kê khai trên hóa đơn quà tặng.
Lưu ý từ chuyên gia FATAGI: Khi sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại vào năm 2026, bạn có thể gộp hai bút toán trên lại để đảm bảo tính gọn nhẹ, miễn là phản ánh đủ số thuế 133 và 3331 trên tờ khai.
Chi phí quà tặng và bài toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Một trong những băn khoăn lớn nhất của chủ doanh nghiệp là liệu khoản chi cho quà tặng có được trừ khi tính thuế TNDN hay không? Câu trả lời nằm ở hồ sơ chứng từ và mục đích của món quà.
Đối với khách hàng và đối tác chiến lược
Hiện nay, pháp luật không còn khống chế trần chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại ở mức 15% như trước đây. Do đó, các khoản chi biếu tặng khách hàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đều được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ:
- Quyết định phê duyệt chương trình quà tặng.
- Hợp đồng và hóa đơn đầu vào từ đơn vị uy tín như FATAGI.
- Hóa đơn đầu ra xuất cho việc biếu tặng.
- Danh sách khách hàng nhận quà có ký xác nhận (hoặc bằng chứng chuyển phát).
Việc thực hiện đúng quy định về quà tặng khách hàng giúp doanh nghiệp “lợi cả đôi đường”: vừa làm đẹp lòng đối tác, vừa tối ưu số thuế TNDN phải nộp cuối năm.
Đối với cán bộ công nhân viên (CBCNV)
Quà tặng nhân viên vào các dịp Tết, Trung thu, 8/3 hay sinh nhật được xếp vào “Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động”. Tổng số chi phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm.
Ví dụ: Nếu lương bình quân của công ty bạn là 15 triệu đồng/người/tháng, thì tổng giá trị quà tặng và các khoản phúc lợi khác cho mỗi nhân viên trong năm 2026 không nên vượt quá con số này để được tính là chi phí hợp lý. Thực tế tại FATAGI, chúng tôi thường tư vấn các set quà từ 300.000đ đến 1.000.000đ cho nhân viên để vừa đảm bảo tính sang trọng, vừa nằm trong ngưỡng an toàn về thuế cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn thực tế về quy định về quà tặng khách hàng và cách hạch toán kế toán năm 2026Chú thích: Sơ đồ dòng chứng từ và phương pháp định khoản chuẩn hóa theo quy định về quà tặng khách hàng mới nhất.
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) từ việc nhận quà tặng
Người nhận quà có phải nộp thuế không? Đây là câu hỏi thể hiện sự am tường về quy định về quà tặng khách hàng của kế toán.
- Nếu là khách hàng cá nhân: Những món quà tặng thông thường (không phải bất động sản, chứng khoán, hay tài sản phải đăng ký quyền sở hữu) thì khách hàng KHÔNG phải nộp thuế TNCN.
- Nếu là nhân viên công ty: Quà tặng có tính chất tiền lương, tiền công (như voucher mua hàng, quà tặng hiên vật…) phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của tháng đó. Tuy nhiên, nếu món quà tặng mang tính chất chung cho toàn bộ tập thể lao động nhân dịp lễ tết thì có thể linh hoạt xử lý tùy theo quy chế tài chính nội bộ.
Quy trình kiện toàn hồ sơ chứng từ để “an toàn” trước thanh tra thuế
Để bảo vệ chi phí quà tặng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ “sạch” và chặt chẽ. Khi thanh tra yêu cầu giải trình về việc thực hiện quy định về quà tặng khách hàng, bộ hồ sơ bao gồm:
- Quy chế tài chính/Quy chế chi tiêu nội bộ: Trong đó ghi rõ các dịp tặng quà (Tết, Trung thu, sinh nhật khách hàng…) và định mức quà tặng cho từng đối tượng (Khách hàng VIP, khách hàng phổ thông, nhân viên xuất sắc).
- Tờ trình đề xuất: Từ phòng kinh doanh hoặc phòng hành chính nhân sự, trình lãnh đạo phê duyệt danh sách và kinh phí mua quà.
- Hợp đồng kinh tế: Ký kết với đơn vị cung cấp quà tặng (như FATAGI) để cam kết về chất lượng, nguồn gốc và xuất hóa đơn đúng hạn.
- Chứng từ kho: Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho hàng gửi tặng (nếu qua kho).
- Biên bản bàn giao: Danh sách người nhận quà kèm chữ ký. Đối với quà gửi chuyển phát nhanh xa, cần lưu lại mã vận đơn và biên bản đối soát của đơn vị vận chuyển.
Tư vấn chọn quà tặng tinh tế và chuẩn quy định từ FATAGI
Việc áp dụng quy định về quà tặng khách hàng chỉ là phần “khung”, còn phần “hồn” chính là món quà bạn chọn. Tại FATAGI (Friendship Cakes), chúng tôi thấu hiểu rằng mỗi món quà là một đại sứ thương hiệu. Dưới đây là gợi ý các phân khúc quà tặng đạt chuẩn nghệ thuật và phù hợp với ngân sách doanh nghiệp năm 2026:
Phân khúc phổ thông (Dưới 200.000đ)
Phù hợp tặng số lượng lớn cho nhân viên hoặc khách hàng đại trà trong các sự kiện giới thiệu sản phẩm.
- Gợi ý: Hộp bánh Cookies thủ công 3 vị, Set trà hoa thảo mộc cao cấp, hoặc túi quà Lì xì thiết kế riêng cho dịp Tết 2026.
- Giá trị: Bình dị nhưng tinh tế, thể hiện sự chăm chút trong từng chi tiết gói quà.
Phân khúc trung cấp (200.000đ – 500.000đ)
Đây là phân khúc “vàng” cho quà tặng Trung thu, 8/3 hoặc quà tặng tri ân khách hàng thân thiết thường xuyên.
- Gợi ý: Set “Vận May” gồm bánh trung thu nghệ thuật và trà Oolong, hoặc hộp quà kết hợp bánh Macaron và hoa lụa.
- Giá trị: Bao bì sang trọng, đạt chuẩn cao về mặt thẩm mỹ, dễ dàng được chấp nhận là chi phí hợp lý theo quy định về quà tặng khách hàng.
Phân khúc cao cấp (Trên 500.000đ)
Dành riêng cho đối tác chiến lược, khách hàng VIP hoặc quà tặng cấp cao vào đêm tiệc tất niên.
- Gợi ý: Hamper quà tặng “Hào Quang” với rượu vang nhập khẩu, bánh nghệ thuật FATAGI và các loại hạt dinh dưỡng loại 1. Hoặc những mẫu bánh kem nghệ thuật được thiết kế riêng với logo doanh nghiệp dát vàng.
- Giá trị: Tạo ấn tượng mạnh mẽ về vị thế của doanh nghiệp. Những món quà này thường có giá trị cao, nên kế toán cần lưu ý đặc biệt đến hợp đồng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo tuân thủ quy định về quà tặng khách hàng.
Những lưu ý về văn hóa và phong thủy khi tặng quà cho khách hàng
Kiến thức chuyên môn về hạch toán thôi là chưa đủ, người tặng quà cần am hiểu tâm lý người nhận để tránh “tặng quà hóa họa”.
- Tránh tặng vật sắc nhọn: Theo phong thủy Á Đông, tặng dao, kéo hay các vật sắc nhọn tượng trưng cho việc cắt đứt mối quan hệ. Dù món quà có đắt đỏ đến đâu, hãy bỏ qua những bộ dao làm bếp nếu bạn đang muốn xây dựng sự gắn kết dài lâu.
- Màu sắc chủ đạo: Năm 2026, xu hướng quà tặng xanh (bền vững) lên ngôi. Tuy nhiên, trong các dịp lễ hội truyền thống, đỏ và vàng vẫn là “vương đạo”, tượng trưng cho tài lộc và may mắn.
- Số lượng món quà: Trong một set quà, hãy tránh con số 4 (phát âm gần giống “Tử”). Thay vào đó, số 6 (Lộc), 8 (Phát) hoặc 9 (Trường cửu) luôn mang lại thiện cảm lớn.
Doanh nghiệp cần nắm vững quy định về quà tặng khách hàng để mỗi đồng vốn bỏ ra cho hoạt động tri ân đều mang lại hiệu quả kép: vừa thắt chặt tình thâm với khách hàng, vừa tối ưu nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho chương trình quà tặng năm 2026, hãy liên hệ ngay với FATAGI. Chúng tôi không chỉ cung cấp những sản phẩm quà tặng nghệ thuật dẫn đầu xu hướng mà còn hỗ trợ đầy đủ thủ tục hóa đơn, chứng từ, giúp bạn hoàn toàn yên tâm trong việc thực hiện quy định về quà tặng khách hàng. Sự kết hợp giữa nghệ thuật quà tặng và sự chuẩn xác trong kế toán chính là chìa khóa cho một doanh nghiệp phát triển bền vững.
Với đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, FATAGI cam kết mang đến những giải pháp quà tặng độc bản, đáp ứng mọi yêu cầu về cá nhân hóa thương hiệu. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình trao gửi tình thân và kiến tạo những giá trị kết nối bền chặt hơn bao giờ hết đối với quy định về quà tặng khách hàng.
Cập Nhật Lần Cuối Vào Lúc 04.03.2026 by Toàn Trần
